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RIDEA 可倒式アジャストクラッチレバー 本体:ブルー アジャスト:ブラック GSR750

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RIDEA 可倒式アジャストクラッチレバー 本体:ブルー アジャスト:ブラック GSR750 28771141Q CRF250L GENUINE

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お問い合わせ対応スピードが上がる!「メールワイズ」にノウハウを溜めよう

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2016.2. 5

こんにちは。メールワイズプロモーション担当のあかしです。今回も「メールワイズ」をさらに便利に活用していただくための方法をご紹介いたします。

 

お客様からのお問い合わせの対応をしていると、同じお問い合わせ内容に出くわしたり、急なお問い合わせに対して正しい対応方法が分からず、戸惑ってしまうことがあります。

 

同じ質問に対して担当者によって違う対応をしてしまい、それがクレームに繋がってしまった...。返答までに時間がかかって、お客様を待たせてしまった...。

 

そんな経験はないでしょうか?

 

お客様に満足して頂くためには、お問い合わせに対してメンバー全員が正しい対応を素早く行うことが重要なポイントとなります。そのためには、きちんとメンバー内で「正しいノウハウ」を共有することが大切です。

 

メールワイズの機能をうまく活用すれば、お問い合わせやトラブルの対応方法などのノウハウをメンバー同士で共有して、いざという時に、すぐ使える仕組みを作ることができます。そうすることで、お問い合わせの対応スピードを上げることができるだけでなく、一つひとつのノウハウの質を高めることが可能なんです。

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まずはノウハウをメールワイズで管理するために、「訪問履歴」アプリケーションの名称を変更しましょう。「訪問履歴」アプリケーションは、かんたんなデータベースとして利用できるので、実は訪問履歴だけでなく、様々な用途に使用することが可能です。今回はアプリケーションの名前を「ノウハウ共有」に変更します。

マニュアル:使用するアプリケーションを設定する

 

これでノウハウ管理の下準備は完了です。では、実際に使用して便利なポイントを細かく見ていきましょう!

 

POINT1:お問い合わせの対応スピードが上がる!

お客様からお問い合わせがきた時、対応の仕方をその都度確認しなければいけないと返答はどんどん遅くなり、お客様に迷惑がかかってしまいますよね。そういった状況で、対応のノウハウがちゃんとメールワイズ内に記載されていると、急なお問い合わせに対しても迷わずに対応することができ、対応スピードを上げることができます。

 

「ノウハウ共有」アプリケーションにノウハウを登録する時の項目は、必要に応じて追加・カスタマイズすることが可能です。たとえば、件名の入力形式を「選択(メニュー)+文字列」にすることでノウハウをカテゴリに分けて登録できるようになります。

 

カテゴリごとに絞り込みを作成すれば、ノウハウが増えてもカテゴリごとに見やすく整理できます。

 

マニュアル:標準の項目を変更する
マニュアル:履歴データの項目を設定する
マニュアル:絞込を設定する

 

また、ノウハウを「溜める」だけでなく、、効率良く「見つける」ための検索機能も充実しています。ノウハウが登録された期間、キーワード、各項目の条件で検索できます。たとえば、「注文キャンセル」に関するお問い合わせがあった場合、キーワードで「注文キャンセル」と検索すれば、、関連するノウハウをすぐに見つけることが可能です。

 

絞り込み機能や検索機能を活用して、いざという時にすぐに使える「ノウハウ共有」アプリケーションを作成しましょう!

 

POINT2:一つひとつのノウハウの質を高められる!

せっかくノウハウを溜めるなら、メンバー全員が確実に活用できるものを溜めていきたいですよね。メンバー全員が活用できるノウハウを作成するためには、議論や提案を重ねることが大切です。そんな時は、アプリケーション内の「コメント欄」を活用すると便利です。

 

登録したノウハウの一つひとつには「コメント欄」がついています。他のメンバーが登録したノウハウに対して、情報を補足したい場合に 、コメントで議論をすることができるので、一つひとつのノウハウの質を高めることができます。さらに、ノウハウの変更点を「コメント欄」に記載することによって、更新履歴として活用もできます。

 

コメント欄に記入した時、手動で他のユーザーに通知することも可能です。

 

マニュアル:メール通知を設定する

 

いかがでしょうか?

これからも、メールワイズの便利な活用方法をご紹介していきます。
「こんな情報が知りたい」「この機能の使い方が分からない...」などございましたら、是非本ブログにコメントをお寄せ下さい!

{yahoojp} {mailwise.cybozu.co.jp} {yahoojp} xt01-myp12-tu2-426 6