Visualizando mis emails y la colaboración en esta era digital

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De los trabajos del MIT Media Lab ya he hablado en alguna ocasión. Un centro que se dedica a transformar datos en historias. He vuelto a acabar consultando sus últimos trabajos a raíz de este post en el que se analizaban los ya famosos correos de Hillary Clinton revelados por Wikileaks. Los autores han desarrollado una herramienta denominada Immersion, en la que te permiten (sí, a ti también, estimado lector), visualizar y entender la red de personas con la que interactuamos por email.

Mi grafo lo podéis ver aquí y a continuación. Como se puede apreciar, tenemos unos nodos (los círculos, que representan a personas con las que intercambio correos) y enlaces con esas personas (que representa el intercambio de correos). El tamaño del nodo muestra el número de hilos de correo intercambiados con las personas. El tamaño del enlace muestra el número de hilos de mensajes compartidos con esa persona, pese a no ser intercambios directos con esa persona.

Cada nodo (persona con la que intercambiamos correo), es algorítmicamente asignado a una comunidad, que para Immersion son conformadas a partir de un desproporcionado número de mensajes cruzados (que es cuando entiende se ha formado una comunidad de intercambio de mensajes). En mi caso, ya veis que salen varias comunidades (los diferentes colores de agrupación).

Y ahora muchos de ustedes dirán: ah, “muy interesante“, pero, “¿para qué narices sirve esto?” En el caso de los emails de Hillary Clinton, ha quedado bastante claro que lo que muchos la achacan estos días es cierto (estando en un cargo de alta seguridad no deberías usar como canal de comunicación uno no autorizado). Por otro lado, también vuelve a quedar claro el poder que tiene la expresión de conocimiento y contenidos a través de redes sociales. El posterior análisis que se puede realizar a través de la teoría de grafos expone un mecanismo del cual se podría extraer mucha inteligencia.

Pero más importante e interesante aún me parece la posibilidad de visualizar el grafo para darse uno cuenta de lo que es la colaboración en esta era digital. La herramienta Immersion también ofrece un módulo de visualización de estadísticas. Por motivos de privacidad, entenderán que no voy a ponerla aquí. No hay ningún secreto, simplemente sale el número de emails enviados, a quiénes en mayor medida, etc. (básicamente por los terceros es por los que no incluyo aquí la información). Me recordaba, viendo mi historial de Gmail es que la colaboración en esta era digital se ha ido acelerando de manera muy veloz. Y es que Immersion permite visualizar por periodos de tiempo el grafo. Lo he seleccionado para mi cuenta personal, que dejé de utilizar en gran medida allá por finales de 2010, cuando en la universidad, nos incorporaron Gmail como herramienta de gestión del correo electrónico.

Evolución temporal del uso de mi cuenta personal de Gmail (Fuente: immersion.media.mit.edu)
Evolución temporal del uso de mi cuenta personal de Gmail (Fuente: immersion.media.mit.edu)

Y lo he vuelto a comprobar para la cuenta de la universidad (ahora mismo, la única que uso de manera intensiva), y ocurre lo mismo. Cada vez estamos más conectados. Cada vez intercambiamos mayor volumen de correo. Esta era digital que ha reducido las barreras y los cotes de la comunicación, ha traído que la colaboración, al menos expresada a través del intercambio de correos, sea bastante mayor.

Y haciendo ese mini-experimento, me acordaba de este artículo de la Harvard Business Review. Tenía pendiente escribir algo sobre él desde que lo leí hace cosa de un año. Solo ya la cabecera del artículo deja un titular bastante claro: según la investigación llevada a cabo por la HBR, el tiempo empleado por empleados y directivos en actividades de colaboración se ha incrementado en más de un 50%.

Collaboration overload (Fuente: HBR)
Collaboration overload (Fuente: HBR)

Según los datos que podréis encontrar en el artículo, el tiempo que muchos empleados dedican a actividades de colaboración (reuniones, llamadas de teléfono, responder emails, etc.) está cerca del 80%. Está bien este discurso de la “colaboración”, pero a mí me parece una cifra realmente alta. Y preocupante. Y en la que me siento reflejada. Ya de un tiempo a esta parte vengo pensando en ello. Razón por la cual en cuanto he visto una herramienta para ponerlo en evidencia, lo he probado. Hay días que echo mucho de menos actividades solitarias: investigar, leer, preparar clases, escribir unas reflexiones, etc.

El problema de estos esquemas de colaboración es que parece que las relaciones suelen ser asimétricas. Un tercio del valor creado en la colaboración, viene de entre un 3 y 5% de los empleados. Las burbujas que veis que salen en la parte superior y escorados a la derecha, son los que en las organizaciones se ven como fuentes principales de información y son los más demandados para la colaboración. El tamaño de esos nodos, como veis, es el menor. ¿Por qué? Porque también son los menos satisfechos en su carrera. Se desgastan de tanta demanda temporal de la colaboración.

Efectividad en la colaboración y demanda personal (Fuente: HBR)
Efectividad en la colaboración y demanda personal (Fuente: HBR)

Y esto sí es un gran problema para cualquier organización. Perder a recursos con mucho conocimiento y fomento de la colaboración en la organización es un problema. No solo ya por los conocimientos, sino también por las dinámicas de colaboración que tanto gustan en las organizaciones internacionales que deben tejer redes para la creación de valor.

¿Qué hacer? Difícil poner medidas. Pero lo que está claro es que debemos empezar a hacer más análisis en las organizaciones de estas cuestiones. Como en el fútbol; no solo medimos los goles, también las asistencias. Que las organizaciones empezáramos a premiar a los más colaboradores, y sobre todo, a evitar que se saturen, vendría realmente bien. Análisis de redes, programas de reconocimiento de pares o métricas del rendimiento de valor añadido por la colaboración, debieran ser la norma en muchas organizaciones.

La colaboración es magnífica, sí, pero hasta un punto. Esta era digital de bajos costes de comunicación debe ser medida.

Autor: alrayon

Lecturer and Researcher at Deusto University. Somehow, a stranger that loves both technology and economics, a sinergy that will conquer the world.

1 opinión en “Visualizando mis emails y la colaboración en esta era digital”

  1. Hola Alex,

    una vez más muchas gracias… ciertamente la tecnología nos ofrece tanta información que no siempre los análisis agotan los datos que nos ofrecen, sin embargo, tras esa oferta cuasi infinita de información estoy seguro que hay unos intereses concretos de aquellos que nos ofrecen esa información y para la cual hay invertido mucho dinero y recursos. Me viene a la cabeza una frase de Freire:
    “ Sería en verdad una actitud ingenua esperar que las clases dominantes desarrollasen una forma de educación que permitiese a las clases dominadas percibir las injusticias sociales en forma crítica.” (Freire, 1965).
    Unida a esta reflexión me uno a tu reflexión: cuando sacamos tiempo para leer, investigar, buscar información… pues eso, que tenemos información de nuestros email, pero no la calidad de las aportaciones de los mismos… pero todo se andará.

    Gracias, Alex, un saludo cordial
    Jesús

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